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Para um trabalhador independente, a época dos impostos não começa em abril — começa no dia 1 de janeiro. Ao contrário de um trabalhador por conta de outrem, que tem o IRS retido na fonte, quem trabalha a recibos verdes tem de planear, reservar e declarar os seus impostos ao longo do ano. A preparação contínua é a diferença entre pagar o que deve com tranquilidade e ser apanhado de surpresa.
Os três impostos que um independente tem de gerir
1. IVA: declaração trimestral
Se está no regime normal de IVA, tem de entregar a declaração periódica de IVA a cada 3 meses. Os prazos: até 20 de maio (1.º trimestre), 20 de agosto (2.º), 20 de novembro (3.º), 20 de fevereiro (4.º). O valor a pagar é a diferença entre o IVA liquidado (cobrado aos clientes) e o IVA dedutível (pago em despesas do negócio). Pode resultar num valor a pagar, a receber ou zero. Se faz vendas para outros países da UE, atenção às regras de autoliquidação.
2. IRS Categoria B: entrega anual
O IRS é declarado anualmente, entre abril e junho, através da entrega da declaração Modelo 3 com o Anexo B (rendimentos empresariais e profissionais). No regime simplificado, aplica-se o coeficiente de 0,75 (serviços) ou 0,35 (vendas e restantes). O imposto é apurado sobre o rendimento tributável e pago até 31 de agosto — se tiver a pagar, claro. Não se esqueça: pode fazer retenção na fonte voluntária em cada recibo verde para adiantar o pagamento e evitar uma fatura pesada em agosto.
3. Segurança Social: pagamento mensal
A partir do 2.º ano de atividade, paga Segurança Social mensalmente. A base de incidência é 70% do total de recibos verdes do trimestre anterior, dividida por três meses, vezes a taxa de 21,4%. Exemplo: 4.500 €/trimestre → base 3.150 € ÷ 3 = 1.050 €/mês × 21,4% = 224,70 €/mês. Pode reduzir a base até 25% (mínimo 1 IAS) se os rendimentos forem baixos.
Calendário fiscal do trabalhador independente
| Mês | Obrigação | Ação |
|---|---|---|
| Janeiro | Encerramento do ano anterior | Organizar todos os recibos e faturas de despesa do ano findo |
| Fevereiro | IVA 4.º trimestre (até dia 20) | Declaração periódica de IVA do último trimestre |
| Março | Validação e-Fatura | Confirmar e classificar faturas no Portal das Finanças |
| Maio | IVA 1.º trimestre (até dia 20) | Declaração periódica de IVA |
| Abril-Junho | IRS | Entrega da declaração Modelo 3 + Anexo B |
| Agosto | IVA 2.º trimestre (até dia 20) | Declaração periódica + pagamento do IRS (se devido) |
| Novembro | IVA 3.º trimestre (até dia 20) | Declaração periódica de IVA |
| Mensal (2.º ano+) | Segurança Social | Pagamento mensal até dia 20 do mês seguinte |
📊 Simulação — Pedro, programador freelancer (30.000 €/ano):
Rendimento tributável (coef. 0,75): 22.500 €. Após deduções: ~18.400 €.
- IRS: ~3.800 €
- IVA (regime normal): cobrou 6.900 €, deduziu 1.200 € → pagou 5.700 €
- Segurança Social: ~225 €/mês → 2.700 €/ano
Total: 12.200 €/ano (40% da faturação). Reservou 35% de cada fatura e teve dinheiro para tudo.
Checklist: preparação fiscal ao longo do ano
- Reservo 25% a 35% de cada fatura numa conta separada para impostos
- Registo todas as despesas do negócio com NIF associado e peço faturas com o meu NIF
- Emissão e guarda de recibos verdes para cada pagamento de cliente
- Conciliação trimestral: confirmo que todos os recibos verdes batem certo com os extratos bancários
- Validação das faturas no e-Fatura até março do ano seguinte
- Submissão da declaração de IVA dentro dos prazos trimestrais (se aplicável)
- Revisão anual com contabilista para verificar se o regime simplificado ainda é o mais vantajoso
- Simulação do IRS em janeiro/fevereiro para saber com antecedência o valor a pagar em agosto
Conclusão
Preparar os impostos como trabalhador independente não tem de ser um trauma. Com reserva fiscal, registo organizado de despesas e conhecimento dos prazos, os impostos tornam-se uma rotina — não uma emergência. Reveja os prazos do próximo trimestre, confirme que a reserva está em dia e durma descansado em agosto.